Apresentação do Modelo dos 5 S’s
A expressão Cinco S (ou 5 S) designa uma ferramenta de gestão desenvolvida no Japão por volta da década de 50 pela Toyota, muito utilizada na área da gestão da qualidade e que tem como principal objectivo organizar os postos de trabalho, de forma a aumentar a produtividade do trabalho e diminuir os desperdícios associados aos processos do negócio. Pelas suas características e objectivos, constitui um dos primeiros passos para uma organização implantar um processo de gestão da qualidade total.
Esta ferramenta é também conhecido como 5 sensos já que a sigla “5 S” deriva das iniciais de cinco palavras japonesas:
- Seiri: senso de utilização, que corresponde a eliminar o que é desnecessário, separando-o do que de facto é necessário. Este S focaliza-se na eliminação dos itens desnecessários. Uma das metodologias mais utilizadas é a colocação de etiquetas vermelhas nos itens que não são necessários para a conclusão das tarefas. Com a colocação das etiquetas vermelhas, pretende-se identificar de forma rápida, fácil e de grande visibilidade, os itens ou bens que, à partida, não terão utilidade num determinado local e que podem ser deslocados para outras zonas.
- Seiton: senso de organização, que significa colocar em ordem, guardando de forma ordenada tudo que é necessário. Depois de uma primeira arrumação dos locais de trabalho, com a retirada de tudo o que é dispensável para a realização das tarefas, procede-se à criação de uma nova forma de organização dos postos de trabalho. O que se pretende nesta fase, é repensar toda a forma de trabalho, sempre com o objectivo de aumentar a produtividade do trabalho, eliminando perdas de tempo e de eficácia, o que é conseguido mediante a realização de tarefas como: (i) Identificar a melhor localização para os itens considerados como necessários, para que possam facilmente ser utilizados e arrumados; (ii) Organizar a forma de manter esses itens nos locais definidos; (iii) Conseguir fazer de uma forma visual fácil, que todos se apercebam quando algum item não está no local; (iv) Definir limites para stocks; (v) Definir e implementar indicadores para monitorizar a situação;
- Seiso: senso de limpeza que significa eliminação da desperdícios. Nesta fase, os locais ou postos de trabalho já se encontram devidamente organizados, tendo apenas o que é necessário e nas quantidades necessárias. O passo a seguir consiste em efectuar uma limpeza a fundo, bem como criar metodologias de controlo para que as condições de limpeza e arrumação se mantenham. Para além das tarefas normais de limpeza, deve-se também procurar analisar se os equipamentos se encontram em condições de uso, nomeadamente em termos de manutenções, calibrações, aferições, etc.
- Seiketsu: senso de higiene que significa asseio, padronização. Nesta fase deverão ser definidas regras e metodologias para sistematizar a manutenção do trabalho inicial, de forma a que não se corra o risco de voltar à situação inicial. Para isso será necessário definir por escrito os aspectos a controlar de forma a que se possam atingir os objectivos traçados, sejam eles, definição de níveis de stocks mínimos, periodicidade limpeza dos postos de trabalho, datas para a identificação dos destino a dar aos itens desnecessários, etc.
- Shitsuke: senso de ordem mantida que significa disciplina, com o cumprimento rigoroso de tudo que foi estabelecido. A última fase dos 5 S’s, consiste na execução de um trabalho contínuo de forma a que os esforços e recursos com a metodologia dos 5 S’s seja mantida, cada vez
com mais e melhores resultados. Nesta última fase, as principais preocupações são: (i) Assegurar a manutenção da aderência dos colaboradores à metodologia dos 5 S’s através de comunicação, formação e autodisciplina e (ii) assegurar que os 5 S’s se tornem o hábito de todos os colaboradores. Para isso será necessário definir um sistema de medição e monitorização das novas regras e práticas implementadas.
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