Deadline é o horário limite para se finalizar um trabalho.
O termo deadline que significa “fim da linha” (em inglês) é a palavra usada, também na língua portuguesa, para indicar e especificar que o prazo para entrega de determinada tarefa está a chegar ao fim. Isto no mundo dos negócios, em todos os setores empresariais, mas com mais frequência na área de projetos, publicidade, comunicação e marketing.
Exemplos de aplicação:
– “Temos de trabalhar este fim-de-semana porque o deadline do projeto é já na próxima segunda”.
– “Precisamos de estabelecer o deadline para a entrega dos cabazes de Natal”.
– “Vou enviar um email ao cliente a indicar o deadline da entrega do briefing”.
Importância do deadline na estratégia empresarial
A apresentação de um projeto ou a venda de um produto está relacionada em muitos casos com um deadline, ou seja, com uma data específica para apresentação de algo.
Um deadline é uma estratégia muito útil para a empresa prestadora de serviços que se vê obrigada a cumprir com o compromisso e, consequentemente a tomar as medidas necessárias para que seu sistema de organização esteja preparado para atender às necessidades dos clientes (por exemplo a nível de envio de produtos adquiridos numa loja virtual). Mas também é útil para o cliente que se vê obrigado a esperar, sim, mas que, por outro lado, recebe informação sobre a data de resolução de determinado assunto.
Contudo, o estabelecimento de um deadline vai além do compromisso empresarial com os clientes. Na verdade, oferece uma série de vantagens adicionais:
– é uma estratégia útil para agilizar as vendas.
– é uma forma de fidelizar os clientes.
– é uma maneira de impor timings ao responsável por determinado projeto empresarial.
– se cumprido, permite também que a empresa possa exigir igual pontualidade ao cliente, mas desta feita em relação ao pagamento do serviço ou produto.
Como definir prazos?
O deadline pode ser combinado dentro da empresa, entre um funcionário e o seu superior, ou entre a empresa e o cliente.
O seu ponto de partida é um plano para todas as ações desenvolvidas dentro de uma agência ou outra instituição. Sem um plano prévio, podem ocorrer problemas. Se cada setor não arquitetar as etapas de determinado trabalho, o resultado final pode ser comprometido.
Desta feita, para efetuar um bom plano de trabalho capaz de controlar os prazos, deve-se…
- Verificar que tarefas têm prioridade.
- Calcular o tempo de execução de cada tarefa.
- Verificar que processos e timings estão previstos para cada tarefa.
- Distribuir e delegar tarefas de forma adequada, garantindo que toda a equipa está alinhada.
- Ter cuidado com as possíveis alterações no briefing, pelo que é melhor que ele contenha desde logo todas as informações possíveis.
- Verificar a existência de todos os recursos de produção necessários.
- Organizar o fluxo de trabalho.
- Gerir o tempo disponível, incluindo o dos fornecedores (se for o caso).
Ora, um deadline não pode ser estipulado sem mais nem menos, deve obedecer a estimativas assertivas e também à realidade dos negócios em causa, claro. E mesmo assim, é importante prever contingências, ou seja, o deadline deve incluir um plano de contingência de algum tempo para dar alguma margem de erro. Se o prazo é de 20 dias, dizer ao cliente que demora um mês, por exemplo.
Como não ultrapassar um prazo?
Consciência
Se cultivado, o hábito de cumprir com um deadline torna-se mais fácil e acaba por ser levado a cabo de forma inconsciente. E esse é o primeiro passo para evitar atrasos.
Realismo
Antes de se estipular um deadline, deve-se tentar perceber se o prazo é realista, olhar para o calendário de trabalho antes de se assumir um compromisso, em vez de olhar para o valor envolvido. Se o prazo não for exequível, há que negociar prazos.
Organização
Não é por acaso que os profissionais que cumprem os prazos sejam os mais organizados. Em caso de dificuldade em se organizar, o ideal é elaborar e zelar por um calendário simples semanal que obrigue a desenvolver determinada tarefa numa certa data e durante um certo período de tempo. E nada como ir riscando no calendário as tarefas que já foram cumpridas!
Lembretes
Mesmo para quem tem memória de elefante, os lembretes podem ser muito úteis, por isso devem ser planeados de forma a acompanhar o projeto do principio ao fim.
