Briefing es un conjunto de informaciones necesarias para la realización o desarrollo de un trabajo o documento.
Briefing es una palabra inglesa que significa “resumen” y que fue adoptada por el español. Se trata de un documento que contiene la descripción de la situación de una marca o empresa, sus problemas, oportunidades, objetivos y recursos para alcanzarlos. Este documento es una especie de mapa para descubrir el “tesoro”, es decir, la solución que un cliente busca. Debe ser breve y contener apenas informaciones relevantes, pero a pesar de ser corto debe estar siempre lo más completo posible.
El Briefing también puede ser, genéricamente, el conjunto de conocimientos o datos que tienen la intención de especificar algo, de contribuir y orientar.
Principales áreas que utilizan briefings
El proceso es muy utilizado en el sector administrativo, por profesionales de la comunicación, relaciones públicas, marketing y publicidad, esencialmente.
Principales elementos de un briefing
En la perspectiva del Marketing Digital, un briefing es un documento que debe incluir todos los datos que el cliente proporciona a una agencia de comunicación (u otra) de modo a que pueda desarrollar un buen trabajo.
Existen diversos modelos de briefing. Cada empresa debe diseñar o escoger aquel que mejor se adapta a sus necesidades, pero existen algunos ítems que son esenciales para componer un buen briefing, concretamente:
- Histórico de la empresa.
- Detalles sobre el producto/servicio del cliente.
- Resumen del panorama actual de mercado donde el cliente actúa.
- Perfil del consumidor o público objetivo.
- Objetivos de la empresa.
- Características del proyecto.
- Resultados esperados.
- Técnicas, estrategias y herramientas de trabajo.
- Forma y estilo de comunicación.
- Presupuesto disponible.
- Plazos para conclusión del proyecto.
- Costes asociados.
Para el briefing quedar más completo se pueden añadir otros elementos tales como el análisis del macro ambiente, síntesis económica, cultura de consumo de determinado producto/servicio, benchmarking, análisis DAFO, etc.
Importancia de un briefing
Poseer un briefing es tan importante como conocer técnicas de ventas o estrategias de Marketing Digital. Este documento trae una serie de ventajas para las empresas, entre ellas:
Organización. Como el briefing visa por el agrupamiento de las informaciones más relevantes sobre una empresa, se trata de un documento organizado, por un lado, y por otro, un documento que ayuda a organizar el trabajo que se va a llevar a cabo en esa o con esa empresa.
Inspiración. El briefing sirve de inspiración cuando el equipo de trabajo no conoce la historia del cliente y los objetivos de la empresa. Las informaciones transmitidas por el cliente son las mejores fuentes para quien va a desarrollar un trabajo y crear nuevos contenidos.
Información. Un briefing da a conocer la historia de una empresa y de ese modo proporciona información suficiente para que el ejecutante del proyecto pueda corresponder a las expectativas del cliente con más precisión.
Planeamiento. Un briefing no ayuda apenas a comprender el negocio de un cliente, también facilita el trabajo a la agencia de comunicación que sólo necesita seguir el plano, el proceso definido en el briefing y velar para que el mismo no se desvíe de su foco.
¿Cómo elaborar un Briefing?
Elegir a la persona adecuada
Para que el contenido de un briefing sea objetivo es necesario que éste sea elaborado y transmitido por la persona adecuada, normalmente el dueño, director comercial o responsable de marketing de la empresa. Es importante que esa persona conozca el negocio al 100% de manera que pueda comunicar las siguientes informaciones: investigación de mercado; facturación anual; panorama de la empresa en el mercado de actuación, en la web y redes sociales; ticket medio; número de trabajadores, etc.
Hacer reuniones
Para que el contenido de un briefing esté completo conviene marcar reuniones periódicas de alineamiento. Éstas deben ser rápidas por lo que deben ser preparadas anticipadamente y debidamente acompañadas de un documento con dudas a resolver, entre otros asuntos.
Procurar la simplicidad
Para que el contenido de un briefing sea fácilmente comprendido debe ser simple y evitar términos técnicos innecesarios.
Participar
Para que el contenido de un briefing sea efectivo la entidad promotora debe participar activamente en el proceso de desarrollo del documento, cuestionando y dando sugerencias.
