Concepto de Carta de agradecimiento
Una carta de agradecimiento, como el nombre indica, es una carta (email, nota, etc.) que tiene por finalidad demostrar gratitud a alguien (entidad particular o empresarial) en especial por algún producto o servicio obtenido (o recibido).
Aspectos más importantes de la carta de agradecimiento
La carta de agradecimiento debe ser cuidadosamente redactada y ser cautelosamente escrita para no parecer demasiado formal ni revelar demasiada intimidad.
Los aspectos más importantes en una carta de agradecimiento dirigida a un cliente (siendo este el tipo de la gran mayoría de las cartas de agradecimiento) son la objetividad, concisión y sinceridad.
Principales tipos y formas de elaborar cartas de agradecimiento
Existen diversos tipos de carta de agradecimiento que pueden ser dirigidos a diferentes tipos de receptores: clientes, colaboradores, proveedores, socios… Sin embargo, en este texto vamos a concentrarnos en la carta de agradecimiento que se puede enviar a un cliente y que sirve para demostrar gratitud por la compra, naturalmente, pero también gentileza por parte de la empresa que se tomó la molestia de agradecer.
Sea del tipo que sea, la carta de agradecimiento suele ser hecha de forma espontánea y sin muchas reglas. Sin embargo, existen algunos consejos que se deben tener en cuenta antes de redactarse un modelo de carta de agradecimiento, tales como:
– Encabezamiento
Se debe escribir un encabezamiento organizado y presentable. Colocar el nombre en la parte superior a la izquierda y un poco debajo y a la derecha, colocar el lugar y la fecha. Debajo y a la izquierda, escribir el nombre de la persona (o institución) a quien se dirige la carta.
– Trato
Colocar un pronombre de trato (como Sr., Sra., Dr., Dra.) pero en el resto de la carta de agradecimiento conviene no exagerar a nivel de formalidad, sin embargo, la misiva debe ser lo más directa y sincera posible. Verificar también si el nombre del cliente está correctamente escrito.
– Contenido
- Identificación del motivo de la carta
Este es el momento en que el emisor se debe mostrar sinceramente agradecido. Al principio de la carta debe identificar el motivo de la misma, explicar el porqué del agradecimiento, siendo lo más explícito posible (“gracias por comprar nuestro producto”, por ejemplo). Si fuera necesario (en el caso de que la empresa venda varios tipos de bienes) identificar también el producto en cuestión, eso ayuda al lector a orientarse. Y, si fuera el caso, añadir algunas líneas que remitan para una conversación que se haya tenido con el cliente.
- Otros tópicos
Demostrar humildad e interés en querer resolver algún problema que haya surgido o pueda surgir, antes de que el cliente tome cualquier actitud que pueda dar una imagen negativa de la empresa ante potenciales clientes y socios de negocio, sugiriendo el envío de un email para Apoyo al Cliente de forma a dar seguimiento a una eventual insatisfacción.
- Estilo
Mantener siempre la brevedad, concisión y objetividad. No escribir con rodeos o artificios de lenguaje. Intentar personalizar de modo a que la carta de agradecimiento no parezca un modelo automático enviado para centenas de clientes en simultáneo. Si fuera posible, incluir algunas líneas complementarias, con preguntas adyacentes, para garantizar que el cliente está sintiendo que la empresa en causa está atendiendo a sus necesidades.
- Conclusión
Expresar, al final de la carta, el deseo de que el cliente esté feliz con la adquisición y mostrar disponibilidad para aclaraciones relativas a dudas o problemas con el producto o servicio en causa. Si se desea, se puede hasta preguntar si hay algo que la empresa pueda hacer para aumentar la satisfacción de este como consumidor. La conclusión de la carta debe estar en sintonía con la relación establecida con el cliente y con la personalidad que se quiere imprimir al negocio.
Y finalmente firmar la carta.
– Incluir la marca
Parece obvio, pero nunca está demás repetir que se debe presentar el nombre de la empresa, logotipo u otra información sobre la marca en la carta de agradecimiento. Resalta la visibilidad del negocio al mismo tiempo que contextualiza el receptor.
– No hacer propaganda
Es importante que el emisor resista a la tentación de promover la empresa. La carta de agradecimiento se limita a agradecer un negocio efectuado, no es un vehículo de propaganda ni publicidad.
– Envío
Si la carta de agradecimiento fuera enviada por email, el nombre y el logotipo de la empresa deben aparecer debajo de su firma, pero si se opta por el envío más tradicional, por correo, se debe usar papel timbrado con el logotipo de la empresa visible. Como alternativa se pueden usar tarjetas de agradecimiento (también con el logotipo de la empresa), lo importante es evitar una hoja de papel común para una carta de agradecimiento.
Si se va a imprimir la carta, se debe aprovechar para firmar a mano. Es una forma de dar seguimiento a cartas de agradecimiento, sí, pero es una manera muy adecuada de hacer que una carta parezca personal. Incluso una firma digitalizada es mejor que un nombre escrito a ordenador.
