Formulário é um documento onde são preenchidos dados que depois de recolhidos permitem a formalização das comunicações, o registo, armazenamento e controle das atividades das organizações.
Formulário é também o adjetivo que se utiliza para referenciar aquilo que pertence ou é relativo às fórmulas ou àquilo que se faz por fórmula, sendo que uma fórmula é um meio proposto para executar algo complicado ou para resolver um determinado assunto.
Como substantivo, Formulário é um documento (impresso ou digital) com espaços em branco (para preenchimento) ou um livro que contem fórmulas que devem ser observadas para se executar algo.
Exemplos: “Para receber o seu cartão de cliente, terá de preencher este formulário” ou “o seu processo de candidatura será concluído após a apresentação do formulário AB123”, etc.
Importância de um Formulário
Os formulários são parte integrante de um conjunto de técnicas que têm como objetivo otimizar o funcionamento das instituições.
É através dos formulários que são possíveis pesquisas e documentações de dados de clientes, pacientes, materiais, etc. Normalmente, em grandes empresas, quem elabora e analisa os formulários é o setor de comunicação ou marketing, muitas vezes apoiado por algum profissional ou algum departamento que faça o diagrama e padronização visual.
Relativamente aos dados a preencher num Formulário, estes variam consoante o objetivo do documento. Um Formulário para candidatura a um emprego, por exemplo, pode pedir os dados pessoais, formação académica, experiência profissional, referências, etc. Já um Formulário para simulação de um seguro de saúde pode exigir, além dos dados pessoais, informações sobre a saúde e hábitos de vida da pessoa em causa.
Preenchimento de um Formulário
Normalmente os formulários apresentam espaços em branco para que a pessoa os complete ou preencha com os seus dados. Nalguns casos deve-se escrever a informação (como o nome), noutros basta assinalar com uma cruz (X) a opção correspondente ou riscar aquela que não interessa. Na Internet o processo não é diferente, apenas não existe um documento físico.
Principais tipos de Formulário
Formulários planos: são formulários desenhados e impressos em papel, com campos, espaços, linhas e outros recursos que têm como objetivo serem preenchidos pelas pessoas.
Formulários contínuos: são formulários elaborados em papel e cujo objetivo é serem preenchidos por impressoras de computador, em grande escala.
Formulários eletrónicos: são formulários que devem ser preenchidos no computador, dispensando a utilização de papel. Esse tipo de Formulário é muito difundido pelas organizações que utilizam os recursos da Internet, disponibilizando nos seus sites os formulários a serem preenchidos pelos seus clientes, por exemplo, a fim de poderem realizar as suas compras online.
Formulários PDF: são formulários que se preenchem em PDF (Portable Document Format) e podem ser gerados por um software profissional, como o Adobe. Existem sites que convertem um PDF regular num Formulário eletrónico.
Como elaborar um Formulário
Tendo em conta os objetivos do Formulário e a necessidade de criar perguntas que ajudem a encontrar as informações necessárias, há algumas regras que podem auxiliar na elaboração deste tipo de documento, seja impresso ou digital:
- Antes de iniciar o Formulário, deve-se contextualizar as pessoas sobre do que se trata a pesquisa.
- Elaborar textos claros, simples, concisos e sem gírias.
- Colocar perguntas diretas e objetivas.
- Variar nos tipos de perguntas, conforme os objetivos do documento.
Principais tipos de perguntas num Formulário
– Escolha múltipla
Pergunta em que há mais de uma resposta possível e que se divide em dois tipos: no primeiro tipo a pessoa só pode assinalar uma resposta e no segundo pode assinalar mais do que uma.
– Resposta única
Pergunta que exige uma resposta única, geralmente “sim” ou “não”, ou que se refere a características da pessoa, como por exemplo, sexo (sendo que se assinala “masculino” ou “feminino”).
– Em escala
Pergunta que avalia o grau de satisfação da pessoa e/ou analisa as suas opiniões sobre produtos ou serviços. Este tipo de Formulário pode usar uma escala de 0 a 10 (em que 0 é “totalmente insatisfeito” e 10, “totalmente satisfeito”) ou usar uma escala de “mau” a “muito bom”, por exemplo.
– Perguntas abertas
São perguntas que pedem respostas mais extensas em que as pessoas podem e devem escrever livremente o que pensam.
