Uma carta de agradecimento, como o nome indica, é uma carta (email, bilhete, etc) que tem por finalidade demonstrar gratidão a alguém (entidade particular ou empresarial) em especial por algum produto ou serviço obtido (ou recebido).
Aspetos mais importantes da carta de agradecimento
A carta de agradecimento deve ser cuidadosamente redigida e ser cautelosamente escrita para não parecer demasiado formal nem revelar demasiada intimidade.
Os aspetos mais importantes numa carta de agradecimento dirigida a um cliente (sendo este o tipo da esmagadora maioria das cartas de agradecimento) são a objetividade, concisão e sinceridade.
Principais tipos e formas de elaborar cartas de agradecimento
Existem diversos tipos de carta de agradecimento que podem ser direcionados a diferentes tipos de recetores: clientes, colaboradores, fornecedores, parceiros… No entanto, neste texto vamos concentrar-nos na carta de agradecimento que se pode enviar a um cliente e que serve para demonstrar gratidão pela compra, naturalmente, mas também gentileza por parte da empresa que se deu ao trabalho de agradecer.
Seja de que tipo for, a carta de agradecimento costuma ser feita de forma espontânea e sem muitas regras. Contudo, existem algumas dicas que se devem ter em conta antes de se redigir um modelo de carta de agradecimento, tais como:
– Cabeçalho
Deve-se escrever um cabeçalho organizado e apresentável. Colocar o nome no canto superior à esquerda e um pouco em baixo e à direita, colocar o local e a data. Em baixo e à esquerda, escrever o nome da pessoa (ou instituição) a quem se direciona a carta.
– Tratamento
Colocar um pronome de tratamento (como Sr, Srª, Dr, Drª) mas no resto da carta de agradecimento convém não se exagerar a nível de formalidade, pelo contrário, a missiva deve ser o mais direta e sincera possível. Verificar também se o nome do cliente está corretamente escrito.
– Conteúdo
- Identificação do motivo da carta
Este é o momento em que o emissor se deve mostrar sinceramente agradecido. No início da carta deve identificar o motivo da mesma, explicar o porquê do agradecimento, sendo o mais explícito possível (“obrigada por comprar o nosso produto”, por exemplo). Se necessário (caso a empresa venda vários tipos de bens) identificar também o produto em causa, isso ajuda o leitor a orientar-se. E, se for o caso, acrescentar algumas linhas que remetam para uma conversa que se tenha tido com o cliente.
- Outros tópicos
Demonstrar humildade e interesse em querer resolver algum problema que tenha surgido ou possa vir a surgir, antes que o cliente tome qualquer atitude que possa dar uma imagem negativa da empresa perante potenciais clientes e parceiros de negócio, sugerindo o envio de um email para o Apoio ao Cliente de forma a dar seguimento a uma eventual insatisfação.
- Estilo
Manter sempre a brevidade, concisão e objetividade. Não escrever com rodeios ou artifícios de linguagem. Tentar personalizar de modo a que a carta de agradecimento não pareça um modelo automático enviado para centenas de clientes em simultâneo. Se for possível, incluir algumas linhas complementares, com perguntas adjacentes, para garantir que o cliente está a sentir que a empresa em causa está a atender às suas necessidades.
- Conclusão
Expressar, no final da carta, o desejo de que o cliente esteja feliz com a aquisição e mostrar disponibilidade para esclarecimentos relativos a dúvidas ou problemas com o produto ou serviço em causa. Se se desejar, pode-se até perguntar se há alguma coisa que a empresa possa fazer para aumentar a satisfação dele enquanto consumidor. A conclusão da carta deve estar em sintonia com a relação estabelecida com o cliente e com a personalidade que se quer imprimir ao negócio.
E por fim, assinar a carta.
– Incluir a marca
Parece óbvio, mas nunca é demais repetir que se deve apresentar o nome da empresa, logotipo ou outra informação sobre a marca na carta de agradecimento. Ressalta a visibilidade do negócio ao mesmo tempo que contextualiza o recetor.
– Não fazer propaganda
É importante que o emissor resista à tentação de promover a empresa. A carta de agradecimento limita-se a agradecer um negócio efetuado, não é um veículo de propaganda nem publicidade.
– Envio
Se a carta de agradecimento for enviada por email, o nome e o logotipo da empresa devem aparecer em baixo da sua assinatura, mas se se optar pelo envio mais tradicional, por correio, deve-se usar papel timbrado com o logotipo da empresa visível. Em alternativa podem-se usar cartões de agradecimento (também com logotipo da empresa), o importante é evitar utilizar uma folha de papel comum para uma carta de agradecimento.
Se se vai imprimir a carta, deve-se aproveitar para assinar à mão. É uma forma morosa de dar seguimento a cartas de agradecimento, sim, mas é uma maneira muito adequada de fazer com que uma carta formal pareça pessoal. Mesmo uma assinatura digitalizada é melhor do que um nome escrito a computador.
