O EDI, sigla inglesa de Electronic Data Interchange (em português, Transferência Electrónica de Dados) é um sistema que permite a transferência electrónica de dados entre diferentes computadores de uma forma estruturada. Ao contrário do que se verifica com o correio electrónico, nos sistemas EDI a informação é previamente estruturada em campos de informação tais como a data da transacção, as quantidades transaccionadas, os valores envolvidos, etc. Estes sistemas permitem, por exemplo, a leitura e o registo através de códigos de barras nas caixas dos supermercados.
O EDI é um método padronizado para a transferência de dados entre diferentes sistemas de computadores ou redes de computadores. É comummente usado para fins de e-commerce, como o envio de ordens de depósitos, acompanhamento de embarques e criar faturas.
É um sistema de intercâmbio de documentos de negócios com entidades externas.
O EDI refere-se a uma família de padrões e não especifica os métodos de transmissão, que são livremente acordados pelos parceiros comerciais.
A ampla adoção do EDI no mundo dos negócios facilita a eficiência e redução de custos. O EDI é usado em diversas relações business to business, tais como:
- Intercâmbios entre os prestadores de cuidados de saúde e seguradoras
- Reservas de viagens e hotéis
- Educação
- Gestão de cadeias de abastecimento
- Administração
- Declaração de impostos
O EDI é uma sequência de mensagens entre dois parceiros comerciais, qualquer um dos quais pode servir como o autor ou o destinatário. As mensagens são transmitidas e recebidas sem intervenção humana. Cada mensagem é composta de acordo com uma sintaxe padronizada a partir de uma sequência de elementos de dados padronizados. É esta padronização que faz a montagem da mensagem, desmontagem e processamento pelo computador.
O EDI é considerado como sendo uma representação técnica de uma conversa de negócios entre duas entidades, internos ou externos. Os padrões de EDI foram concebidos para serem independentes das tecnologias de comunicação e de software. O EDI pode ser transmitido ao utilizar qualquer metodologia acordada pelo remetente e o destinatário.
Existem quatro grandes conjuntos de normas EDI:
- A UN / EDIFACT Standard: O único padrão internacional
- A ASC US Padrão ANSI X12 (X12): O padrão predominante na América do Norte
- O TRADACOM Standard: O padrão predominante na indústria do Reino Unido
- A ODETTE Standard: O padrão utilizado na indústria automóvel europeia
O XML (eXtensible Markup Language) e EDI são tecnologias complementares. O ASC X12 está a trabalhar diligentemente para melhorar as comunicações em todo o mundo, e colabora na iniciativa XML de negócios eletrónicos (ebXML), um esforço mundial para desenvolver um quadro comum para mensagens de negócios XML.
As redes de valor acrescentado (VAN) são as agências intermediárias que fornecem a transmissão e armazenamento de mensagens EDI de forma segura e confiável. O EDI baseado na Web (WebEDI) permite que uma empresa possa interagir com os seus fornecedores sem implementar uma infra-estrutura EDI complexa. Os serviços WebEDI requerem apenas uma ligação à Internet. Assim, o EDI tornou-se acessível e disponível até mesmo para pequenas e médias empresas.
O EDI tem sido criticado pelo seu set up difícil e custos de VAN, bem como os padrões complexos. No entanto, os seus benefícios incluem:
- Tempo: Redução do tempo de ciclo e melhor atendimento ao cliente
- Custo: Gestão aprimorada de inventário e uso minimizado de papel e armazenamento
- Qualidade: Melhoria de relações comerciais e precisão
- Lucro: Redução de custos, aumento da rotatividade e aumento do fluxo de caixa
- Eficiência: Aumento da produtividade
Visão Geral dos Benefícios EDI e Desvantagens
O processo de EDI proporciona muitos benefícios. A troca de informação de computador para computador é muito menos cara do que com documentos em papel. Estudos têm mostrado que o processamento em papel pode custar 70 dólares ou mais enquanto o processamento de um EDI custa menos de um dólar.
- Muito menos tempo de trabalho é necessário
- Menos erros ocorrem porque os sistemas de computador processam os documentos em vez do processamento à mão
- As transações comerciais fluem mais rapidamente.
As ordens de compra de papel podem levar até 10 dias a partir do momento que o comprador encomenda o artigo até que chega a ele. As ordens de EDI podem demorar tão pouco como um dia.
Uma desvantagem é que as empresas devem garantir que eles tenham os recursos para fazer um trabalho num programa de EDI, no entanto, a necessidade de compra e contratação desses recursos pode ser compensada pelo aumento da eficiência que o EDI proporciona.
