Conceito de Controlo
O controlo (ou verificação ou ainda monitorização) é uma das actividades atribuídas à gestão e corresponde à medição, regular ou não, da actividade e dos resultados obtidos pela organização e, se necessário, corrigir eventuais desvios em relação ao planeado. A correcção dos desvios pode ser efectuada quer ao nível do tipo de liderança, que ao nível das estruturas organizacionais e regras de actuação, quer ainda ao nível das estratégias definidas. Em determinados contextos, as correcções poderão mesmo ser executadas ao nível da redefinição dos próprios objectivos.
Desta forma, as funções de controlo estão directamente relacionadas com as funções de planeamento pelo que a sua separação apenas possa ser efectuada ao nível conceptual.
No processo básico de controlo podemos distinguir quatro fases diferentes:
- A escolha dos pontos críticos e estabelecimento de padrões standard: Os valores padrão podem ser definidos como critérios de desempenho e correspondem a valores para determinados pontos críticos escolhidos dos planos de execução para poderem ser medidos durante a fase de execução. Paralelamente ao estabelecimento dos valores padrão, são definidos intervalos de variação para que, quando os valores efectivamente verificados estiverem fora desses intervalos, se tomem medidas correctivas.
- A medição do desempenho efectivo e comparação com o planeado: Corresponde à comparação dos valores efectivamente realizados com os valores planeados para cada um dos pontos críticos. Idealmente esta medição deveria ser preventiva, ou seja antes da execução do processo pois dessa forma poder-se-iam tomar medidas de correcção mais atempadamente.
- Análise das causas dos desvios em relação ao planeado: Após a detecção dos desvios é necessário procurar e efectuar uma análise profunda das suas causas por forma a poder definir os programas de acção correctivos.
- A correcção dos desvios através de planos de acção correctiva que intervenham sobre as causas desses mesmos desvios.
- A escolha dos pontos críticos e estabelecimento de valores padrão: A correcção ocorre quando o desempenho real está fora do intervalo de desempenho pretendido e definido durante a fase do estabelecimento de padrões de desempenho. Dependendo da dimensão e do tipo de desvio detectado, a sua correcção pode passar por uma reformulação de algumas áreas do plano de execução, alterações no plano estratégico ou, em situações de maior gravidade e impossibilidade de cumprimento, alterações dos objectivos iniciais.
